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多面考課システム公平クン

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11_1 システム導入から運用まで、何を用意、どう進める?
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 ↓ 下の三角スイッチのクリックで、下記の文章を読み上げます。

===== 導入決定まで =====

○ 概要を知る ○

「公平クン」のカタログは見ました。
ホームページも見ました。
電話で質問もしました。このシステムは、我が職場での人事の課題、その多くを解決してくれそうな感じもする。
しかし、導入決定とするには、まだ、情報が足りない。

○ ソフトを触って見る ○

フリーのプログラムもダウンロードして、試してみました。
考課入力は、このシステムの入口、反映計算は出口。
このシステムの方法、考え方、感触は伝わってきた。
でも、これは、あくまでシステムの一部、システムの全貌を見た訳ではない。
しかし、このシステム、課題解決の可能性がありそうだ。

☆ 導入を誰が決定 ☆

トップは、検討して、良ければ導入せよと言うが、決定していいのだろうか。
トップ、総務部、人事部、役員会、経営企画室、情報システム部、労働組合、賃金委員会、
了解を、理解を得ておくべき部署、機関は他に無かっただろうか。

○ デモと説明 ○

エトナに、デモンストレーションと、詳細運用説明を要請。
決定に関わるメンバーは、出来る限りの参加。
デモの場で、システム機能、運用に関して質問。
今の職場の人事評価項目、給与構成、組織図、賃金表、
これらが、「公平クン」システムに、どう関係付けられるかも確認する。

導入決定、注文書送付。
システム運用責任者、システム操作担当者を決定。

導入ユーザー様の多くの、導入の意思決定までのプロセスは、
概ね、上のような過程を経ております。


===== システム導入当初必要事項 =====

○ パソコン ○


最低限、Windows(Xp,Vista,7,8)Soft の使える、パソコン1台、
考課者の人数個のUUSBメモリを用意して下さい。
考課者が多い場合は、考課入力を交代で行う時間が長くなりますので、
全体スケジュール設定に留意して下さい。

社内LANもあり、パソコン1人1台体制の場合は、USBメモリは不要。
考課データの配布、回収は、メールの添付ファイルで行います。

○ システム管理者のスタディ ○

・サンプルデータ・

「公平クン」のソフトウェア収納CDには、サンプルとして、架空集団のデータがあります。
このデータを、パソコンのハードディスクにコピーし、
考課配布データの作成、データの統合、集計計算を操作して、システムの機能を体感して下さい。

また、ここで、創られた配布データを使って、考課入力の操作もお確かめ下さい。

・御質問・

画面上にも、要所には、操作説明画面があります。
また、マニュアルには、操作画面毎の説明がありますので、御参照下さい。
操作上、運用上のご案内を、ネット経由で、ユーザー様の画面に直接に案内するサービスも御座います。
このサービスでは、あたかも、横に居てご案内するような形になります。

○ 実データでの試験 ○

・マスタデータ・

システム運用の基礎情報として、組織の階層名(職階・資格)と、部門名を入力します。
個人情報としては、氏名、その読み仮名、生年月日、入社年月日を入力します。

・データの授受・

他の給与システム等で、電子データがある場合、データをそのまま持ち込む方法もあります。
テキストファイル(数字も文字情報として扱う形式のファイル)で、
CSV (Comma Separated Value)、カンマで区切ったデータ形式です。
この形で、マスタデータを持ち込み、また、反映計算結果を、他の給与システムに渡すことができます。

・被考課者集団・

多面考課のための設定として、被考課者を、職種、職階を考慮し、
どんなグループに分けるかが重要な作業となります。
組織図の上で、該当メンバーの氏名を囲んで見るのも1つの方法です。

・過去データ・

過去の、紙ベースでのデータが存在する場合は、そのデータを読み取って、
このシステムに、手で入力することも可能です。
次の試し考課をやる前に、前期の紙の上での考課データから、
一次考課者、二次考課者を、二人の多面考課者として扱い、
集計計算、レポート出力を試されることも、システムの理解に有効です。

・試し評価・

特定の試験集団を決めて、考課者複数で、実際に考課してみる。
その結果を集計、考課者ウェイトを変えて、結果を比べる。
考課者の比較データを出力してみる。
ここまで進みますと、評価データの計算処理の全貌が御理解いただけます。

○ 職能資格制度 ○

年功色の濃くなってしまった、
職能資格制度、「公平クン」システム導入に対して、どのように位置付けますか。
この資格制度の改革は行わなくても、答の出し方はあります。
システムで、被考課者をグループ化する時、資格の複数階級をまとめて、1つの集団とする方法です。
結果的に、階層間の追い越しも、そのまま、評価データとして出てきます。
これをどの程度、給与、賞与に反映させるかの調整は、後述のソフトランディング機能に委ねます。

○ 評定項目 ○

従来、評価制度が無く、評定項目も無かった職場では、
上記サンプルデータの評定項目をコピーしてお使い下さい。
各項目は、多くの職場の最大公約数的な構成になっております。
項目名称、項目ウェイト、項目定義は、職場に合わせて、自由にアレンジして下さい。

責任感、協調性、規律・・・・・専門知識、
職務知識・・・・・仕事の速さ、仕事の正確さ・・・・・

従来、妥当な評価結果を求めて、
この評価の物差し創りに、多大なエネルギーを投入。
しかし、その結果は、この努力に引き合うものでなかった。
そういう体験をされている職場も少なくないと思われます。
多面考課の「公平クン」では、少し、違う方向から、妥当なデータ創出を目指します。
評価項目は、時代の流れ、職務内容の変化に合わせ、職場の声も取り入れ、少しづつ変えていく、
磨き上げていくものと位置付けましょう。

○ 参照情報 ○

多面考課においては、より妥当なデータを、
より多く集めることが、より公正な結果を得ることにつながります。
この、より妥当なデータを生むためには、評価するための情報が、より多く、
職場の皆に、見える形になっていなければなりません。
勿論、日々の行動観察も重要な情報ですが、その行動が、結果として、成果として、
数字の形で、職場の皆から見えることが望ましい。

勤怠データ、売上、粗利、クレーム情報、
生産量、生産額、品質管理データ・・・・・・・

○ 目標管理 ○

別頁  目標管理制度(MBO)も評価に課題・MBOに魂を入れる多面評価」を参照下さい。

○ 反映計算 ○

・開始時期・

導入当初から、反映計算まで実施するか、否かも、導入時の検討事項です。
過去、人事制度化が成されてなかったとすれば、評価のルールを公表し、
考課レポートで、結果をフィードバックすることは、大きな前進です。
反映計算は、時間をかけて、次のステップとすることも選択肢です。

・年俸・半俸・

当初より、反映計算まで実施、考課結果と給与を結び付ける。
この場合、従来の給与形態が、反映計算を適用し得るものであるのか、否かが問われます。
年俸あるいは、半年毎改定する半俸であれば、結びつけることは容易です。

・反映度合・

ただし、「公平クン」システムは、毎期、前期比較等を行いながら、時間の経過の中で、
より妥当なデータにするという運用方法があり、この当初の評価データが未成熟なものである場合、
反映も、ソフトランディングによって、より弱めたものにするという運用が考えられます。

・職能給・

職能給に、考課結果を結びつける。
この場合、職能給が、給与全体の中で、どの程度の比率なのか、それによって、反映の影響度が変わってきます。
各種手当て等、評価と関係のない内容が多い給与形態では、公正な考課結果も、士気向上に活かされません。

・役職手当・

役職手当の数値も、給与の中に占める比率が高いと、その職位の中では固定であり、
考課反映の影響度を小さくしてしまいます。給与総額の中での、役職手当の比率は、検討を要するケースが多いようです。

・賞与・

昇給よりも、賞与の方が、内容もシンプルのため、
反映計算も、比較的容易であり、最初に、反映計算を行う対象としてお奨めします。
反映額を、賞与の全額にするか、一部にするか、あるいは、点数の平均点を軸とした、
プラスマイナスの反映を行うかを選ぶことができます。

・例外処理・

どこの職場でも、新入社員、中途入社の社員など、評価データがない人、
ソフトランディング計算に必要な、前期額の無い人も出てきますが、
これらをどのように位置付けるか。
また、コンピュータの答は、それなりの必然性はあるが、反映値として、そのまま適用できない事柄が発生した。
そんな場合、給与マスタに、調整賞与、調整給といった項目を設け、
任意の調整処理を行うことも、システムは考慮しています。

・ポイント式反映・

反映計算の答を、賞与、職能給、年俸などの金額値でなく、
点数、ポイントとして、計算する方法もあります。
この場合、部門間の調整を考慮して、ポイント配分の甘い、辛い、中心化傾向を修正しながらの答を求めます。
これを各集団毎に行うことで、最終的に、ポイント単価の設定で、全職員の個別支給額と
、総原資を一度に算出することが可能になります。

○ 職場の事前説明 ○

・制度全般・

「公平クン」導入により、従来と変える制度内容を、全職員に説明せねばなりません。

考課実施の時期、考課項目、項目ウェイト、考課者となるのは、全社員か、
勤続何年以上か、職位はどのクラスからか。

反映計算リンクは、何時から実施するか。

・システム説明・

「公平クン」システムは、どのような機能を持って、どんな処理を行うか。

考課者チェック(甘辛、標準偏差、不公正指数)機能、甘辛調整計算、考課レポート内容

反映計算機能

・考課入力説明・

全ての操作をマウスで行いますが、その全体像は難しいものではありません。
主たる操作は、被考課者の名前をマウスで掴み、9ランクの該当位置に引き摺っていって、落とす、
ドラッグ、ドロップという、マウス操作を覚えていただければ、
他には難しい操作はありません。
全職員を考課に参加させるとするなら、これを全職員に伝えねばなりません。
過去のユーザー様の実績では、様々な職員の方々が、皆、マスターされています。

この入力プログラムには、
「公平クン」システムの全体像の説明画面、人事考課への注意事項も入っておりますので、
前項のシステム説明にお使い下さい。


===== 考課スケジュール =====

図1は、賞与の、考課から賞与支給までのスケジュール例です。
各ステップで、どの程度の時間を設定するかで、その全体の日数は変わってきますが、
100人規模の例では、最短で半月あれば可能です。
考課データを回収してから、集計、反映計算試案作成は、丸1日あれば、役員会用資料の作成も可能です。

ユーザー事例でも、200人規模で、初回から、
反映計算まで処理して、40日ほどで、結論をお出しになっておられます。

1回実施された後は、マスターファイル等のデータが、次
回に、移動部分のみの少しの変更で使用することが可能になり、
全体のスケジュールも、より余裕が生まれてきます。

○ 配布データ作成 ○

 考課者に配られるデータは、
その考課者が考課すべきメンバーの氏名、その集団の考課項目、項目ウェイト、各項目の定義、観点といった内容が、
1Mbの中に納まるような大きさの複数ファイルで構成されています。
コンピュータは、どのデータを誰に渡すかを示しますので、それに従って、各考課者に配布します。

○ 考課期間 ○

部門の重要な考課者が、期間中出張など、不測の事態も考慮した期間設定が必要になります。
また、遠くに離れた拠点へのデータ配布をどのようにするか。
ネットでまとめて送付、現地で、メモリに展開、再度、まとめて、ネットで回収といった方法も考えられましょう。 

○ 事前事後検討会議 ○

考課に入る前、事前に、上司考課者が集合、部下の各種データを持ち寄り、
評価への見解を述べ合う。
この事で、皆が同じデータとなることはなくても、
事実関係の情報を出来る限り共有し、より妥当なデータ創出に活かします。

回収されたデータは、1度集計計算を行い、考課者相互の比較データを出力、
そのデータを、上司考課者が、相互にチェックし合います。
コンピュータからの、貴方は、この人に甘い、この人に辛いのメッセージに対して、弁明、事情説明を行います。
この検討の結果、修正したいところがあれば、修正をして、再提出します。

○ 人事部試算案 ○

全体のデータをまとめる人事部は、前期額、役員会、トップの意向を含んで、
考課結果と反映計算案を作成、役員会への検討資料とします。

データは、カラー、ビジュアルに整理されていますので、
役員会も、何をどのように変えたいか、伝え易い形になっています。
総原資をいくら大きくするのか、あるいは小さくするのか、
差を大きくするのか、その逆か、年功をどれほど残すのか。
指示された内容で修正する作業も時間がかかりません。

多面考課ではあっても、考課の始めから、最後の金額決定まで、
全てパソコンで処理しますので、従来の紙ベースの考課よりも時間を要しません。
単純作業をパソコンに委ねることで、人事考課のプロセスは大きく変わります。

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